Si estás pensando en aumentar las ventas y reducir los costes, la clave está en gestionar tu inventario.

Se repite lo mismo… Hay que hacer inventario, contar lo que hay en el almacén y sacar números, una tarea aburrida y repetitiva, que en los tiempos que vivimos se puede hacer a golpe de click a través de un programa de gestión de stock.  Si además estás pensando en ampliar tu negocio y disponer de una tienda online (si no lo tienes ya…), te será muy útil tener un gestor personalizado que te permita que nunca te quedes sin productos para vender, o que no los acumules y se disparen los gastos de almacenamiento.

¿Qué es gestionar el stock?

Gestionar el stock de una empresa es ejercer una actividad y emplear sus recursos para planificar, organizar, dirigir y controlar los productos y materiales almacenados con el fin de ofrecer un servicio constante a la demanda existente con la máxima fiabilidad, rapidez, versatilidad y calidad al menor coste posible.

Por si no ha quedado claro, este ejemplo lo aclarará todo ;).

Imagina que tienes una tienda física de ropa y como querías romper fronteras y aumentar tu negocio, también tienes una tienda online. Te acaba de llegar un modelo nuevo de calcetines que… aunque siempre te pareció muy chulo, nunca imaginaste el éxito que iba a tener.

Lo pones en el escaparate de tu tienda física y vuelan. Estás muy contento, porque has vendido todo lo que tenías y tienes beneficio, pero cuando abres el ordenador ves que tienes 5 pedidos más para tus nuevos calcetines…

De entrada te pones muy contento, le escribes a tu proveedor para encargar un paquete más, pero te dice que en 2 semanas no te lo va a poder mandar… Ahora es cuando empiezan los quebraderos de cabeza….

  1. Te toca llamar a 5 clientes, para pedirles disculpas, hacerles la devolución e intentar que no se marchen enfadados, porque no vas a poder cumplir con tus condiciones de envío.
  2. Puede que no pierdas la venta de los productos, pero puede que pierdas 5 nuevos clientes

Un mal control del inventario puede llevar a vender un producto agotado y generar insatisfacción por parte del cliente, pero a parte puede tener otras consecuencias.

  • Perder ventas por quedarnos sin stock de productos, bien porque están perdidos o porque no sepas dónde los tienes guardados.
  • Mala inversión del presupuesto, al no saber calcular la cantidad que debes pedir de cada artículo.
  • Mayor gasto en tener un control del almacenamiento.
  • Los productos que tienes guardados pueden acabar en mal estado (humedad, golpes, caducidad…)
  • Y la inversión de tiempo en gestiones administrativas o realizando inventarios innecesarios.

¿Ya ves el control del stock de tu e-commerce de una forma muy diferente?

Cómo gestionar el stock de tu tienda online paso a paso

Como hemos nombrado en un sin fin de ocasiones, cada empresa es un mundo… No tiene nada que ver guardar camisetas, pastillas farmacéuticas, joyas artesanales o souvenirs… Así que vamos a dejarte una serie de consideraciones genéricas que te serán útiles para cualquier tipo de producto.

1. Organiza tu almacén

A la hora de organizar y colocar los paquetes, tienes que pensar en términos de gestión. Todos los días te moverás por el stock, por lo que necesitas un sistema en el que sea rápido y ágil encontrar cualquier mercancía y que por supuesto se conserve bien.

Ten en cuenta los siguientes puntos:

  • Mayor y menor rotación: Si ya sabes que algunos productos se venderán con mas frecuencia o si van por temporadas (por ejemplo toallas de playa), tienes que organizar el almacén pensando en eso.
  • Tamaño y peso de los paquetes: si trabajas con artículos grandes tienes que ver dónde colocarlos para que el recorrido sea lo más corto posible. Valora también si puedes colocar la zona de embalado cerca de ellos.
  • Revisa las condiciones del almacén: ¿hay humedad? ¿Si vienen en cajas se pueden apilar sin estropearse? ¿Necesita algún cuidado especial?
  • Referencias: si trabajas con proveedores, ellos te darán las referencias; pero si tú mismo creas tus artículos, tienes que crear un sistema de etiquetado. Necesitarás crear una serie de códigos que identifiquen el producto a la perfección. Por ejemplo, en una camiseta necesitarías identificar el tipo de camiseta que es (manga corta, larga o tirantes), marca, modelo, color y talla.

No te precipites a la hora de organizar el almacén e intenta prever todas las situaciones que te vas a encontrar y como las gestionarás.

Por ejemplo:

  • ¿Dónde vas a colocar la mercancía hasta que la almacenes?
  • ¿Dónde dejarás los paquetes que están listos para enviar mientras viene la agencia de transporte?
  • ¿Cómo vas a gestionar las devoluciones?

Dibuja en un papel el plano de tu almacén y vete probando distintas combinaciones de organización y de los movimientos que tendrías que hacer en cada caso. Te ayudará a organizarlo mejor.

2. Cantidad mínima viable

Uno de los grandes retos a los que te enfrentas a la hora de controlar tu stock es no pasarte pidiendo.

Si realizas un pedido demasiado grande, empezarás a acumular stock. Y eso significa que se empezará a deteriorar o a perder valor (por ejemplo, en la tecnología).

¿Qué puedes hacer?

Lo ideal es que empieces con la cantidad mínima para que controles cómo de rápido se va vendiendo y cuánto tiempo tardas en reponerlo.

Así podrás ir midiendo cuál es el pedido ideal para que reduzcas al máximo tus artículos sobrantes.

3. Lo primero que entra… Lo primero que sale

Se trata de un principio básico en cualquier sistema de control de inventarios. Los productos que primero han entrado (los de mayor antigüedad) son los que primero deben salir. Si el producto tiene fecha de caducidad o es perecedero, mayor importancia deberás dar todavía a este punto.

Tienes que intentar que toda la mercancía rote con la mayor velocidad posible, Además de los costes de almacenamiento y el riesgo a que se devalúe, tienes que pensar que cada producto que tienes parado es dinero que no puedes reinvertir en mercancía nueva. Siempre tienes que tener previsto el que dispongas de dinero para poder seguir abasteciendo a la tienda.

4. Plan de acción para evitar «la crisis»

Cuando emprendes vas a tener que aprender muchas cosas sobre la marcha, van a aparecer problemas que no tenías previstos, y tendrás que enfrentarte a ellos igualmente. No hay un manual, pero te dejamos un listado de los errores más comunes con la gestión de stock:

 

  • Picos de ventas:
    Ten un dinero guardado para poder comprar más mercancía, y guarda un espacio en el almacén para ella. También es importante analizar los números, para que puedas analizar si estas compras son cíclicas o es algo puntual. Esto te ayudará a tener una mejor previsión.
  • Te quedas sin producto:
    ¿Has tenido un pedido extra? ¿Tus previsiones fueron muy a la baja? Ahora debes saber si tu proveedor podrá suministrarte artículos de urgencia. En el caso de que no pueda… ¿Tienes localizado un proveedor alternativo?
  • Dónde guardar las cosas en el almacén:
    Hay que fijar unas normas, y toda la persona que trabaja en el almacén debe conocerlas. Reservas, devoluciones, entrada de material… si no lo haces así, el día que vayas a buscarlo no aparecerá nada.
  • Relación con el proveedor:
    La figura del proveedor es muy importante, conoce con quién trabajas y ten una buena relación y como ya mencionamos anteriormente, es interesante que tengas localizado un plan B en caso de necesidad..

 

También es importante que tengas un plan de actuación de cara al cliente para informarle de un error. No retrases el llamarle para informarle de un problema con su pedido, no hay cosa que dé peor imagen que no dar respuesta. La atención al cliente es uno de los aspectos más importantes de cara a conseguir ventas recurrentes y clientes fieles.

5. Categoría de productos

Clasifica los productos por importancia. Te recomendamos establecer 3 tipos:

  • Productos de alto valor económico y con poca rotación.
    Son los que debemos vigilar con más regularidad porque suponen una mayor inversión (tendremos que tener más dinero).
  • Productos de valor y rotación media.
    Tienen menor impacto, son más imprevisibles. Aquí es muy importante que vigilemos no acumular stock.
  • Productos de valor bajo y ventas altas.
    lo único que debemos vigilar es que siempre tengamos suficiente mercancía.

Disponer de un software a medida para el control de inventarios, hará que tengas una mejor previsión de almacenamiento de producto, que no pierdas dinero de productos de rotación y podrás sacar métricas a golpe de click para tomar decisiones.